Materi 2

Posted: November 2, 2011 in Uncategorized

PENGERTIAN DAN FUNGSI SURAT DINAS

          Dahulu surat merupakan alat komunikasi yang sangat efektif untuk menyampaikan berita atau informasi. Biasanya seseorang mengirim surat melalui jasa pos dengan menggunakan amplop dan membubuhkan perangko yang sesuai. Namun, zaman sekarang kita dapat mengirimkan berita atau informasi lebih efektif dengan menggunakan media yang lain, seperti faksimili, SMS (Short Message Service), dan e-mail (elektronik mail). Supaya Anda lebih memahami hal-hal yang berhubungan dengan surat, bacalah uraian berikut ini!

Surat adalah alat komunikasi yang dibuat secara tertulis untuk menyampaikan berita/informasi dari seseorang/lembaga/instansi kepada seseorang/lembaga/instansi dengan mengikuti aturan dan bentuk tertentu.  Dalam mencari teman, seseorang memiliki kriteria tertentu yang dapat dijadikan sebagai patokan. Nah! Seperti itu pula dalam membuat sebuah surat.  Untuk dapat membuat surat yang baik, Anda harus memenuhi kriteria di  bawah ini, yaitu:

  1. Bahasa yang digunakan sesuai dengan etika, estetika, dan logika.
  2. Menarik, padat, dan jelas.
  3. Bahasa yang digunakan dapat mewakili isi dan tujuan surat.

Selain memiliki kriteria, surat juga memiliki fungsi, yaitu:

  1. Duta penulis/organisasi, untuk berhadapan dengan teman bicara sehingga isi surat menggambarkan citra penulis.
  2. Dokumen tertulis, yaitu untuk bukti nyata hitam di atas putih.
  3. Pedoman kerja, untuk membuat keputusan/kebijakan berikutnya.
  4. Alat pengingat, yaitu dapat diarsipkan dan dilihat jika diperlukan.
  5. Bukti historis/sejarah, yaitu menggambarkan perkembangan sebuah instansi/lembaga.

Sekarang Anda sudah mengetahui fungsi surat. Seperti halnya manusia yang memiliki jenis kelamin laki-laki dan perempuan, surat pun memiliki beberapa jenis, yaitu:

1. Surat Pribadi
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang dibuat/dikirim oleh seseorang, baik kepada perorangan juga maupun kepada organisasi/lembaga.

2. Surat Dinas/Resmi
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan/kegiatan dinas sebuah instansi pemerintah.

3. Surat Dagang/Niaga
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan penawaran barang-barang/berhubungan dengan kegiatan dagang.

MACAM-MACAM SURAT DINAS

     Surat dinas ditulis untuk keperluan komunikasi antara kantor yang satu dan kantor yang lain atau antarorganisasi. Surat dinas dibuat oleh seseorang  yang berkedudukan sebagai pejabat instansi pemerintah sehingga surat ini disebut juga  surat jabatan.
Sebuah surat dinas dapat juga disebut surat resmi karena dikeluarkan oleh instansi resmi pemerintah atau bukan swasta. Namun, surat resmi belum tentu dapat disebut sebagai surat dinas.
Menulis surat dinas tentu berbeda dengan menulis kedua jenis surat yang lain yaitu surat pribadi dan surat niaga. Menulis surat dinas harus mengikuti aturan tertentu mengenai sistematika, isi, dan bahasa surat.

Syarat sebuah surat dinas:

  1. Format dan bentuk surat menarik, yaitu  tempat teratur dan tidak diletakkan seenaknya,
  2. isi tidak terlalu panjang, yaitu langsung pada sasaran dan tidak bertele-tele,
  3. bahasa harus jelas, padat, baku, umum, yaitu harus komunikatif, sopan, mudah dipahami,  simpatik, dan tidak menyinggung perasaan penerima,
  4. harus bersih dan menggambarkan citra pengirimnya.
Pembahasan materi tentang surat dinas diatas dapat Anda peroleh secara lebih lengkap dalam modul mata diklat  ini.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s