Penilaian 3

Posted: November 7, 2011 in Uncategorized

Berikut ini kriteria penilaian yang digunakan untuk mengevaluasi hasil pekerjaan Anda!

Kriteria Penilaian

Score (100)

Total Score

  1. Kepala Surat
  • Kop Surat
  • Tanggal Surat
  • Nomor Surat
  • Perihal Surat
  • Alamat Dalam surat
    1. Isi surat
    • Alinea pembuka
    • Isi surat
    • Alinea penutup surat
      1. Kaki Surat
      • Salam penutup
      • Nama, jabatan pengirim
      • tembusan

 

 

10

10

10

10

10

10

10

10

5

10

5

 

Tugas 3

Posted: November 7, 2011 in Uncategorized

Dalam tugas ini Anda diharapkan mampu menyusun sistematika sebuah surat dinas dengan cermat sebagai kompetensi dasar yang harus Anda kuasai sebagai seorang tenaga assistent junior administration.

Klik link berikut:

http://118.96.151.46/kgi/konten_kgi/smp/smp/bindonesia/

pengayaan_1/4_menulis_surat_dinas/simulasi.html

Penilaian 2

Posted: November 7, 2011 in Uncategorized

Soal terdiri dari 5 butir dengan kreteria  penilaian setiap soal yang dijawab dengan benar memperoleh skore 20.

5 X 20 = 100

 

Tugas 2

Posted: November 7, 2011 in Uncategorized

Sebagai latihan Anda untuk mampu membedakan berbagai jenis surat dinas,
maka klik link http://118.96.151.46/kgi/konten_kgi/smp/smp/bindonesia/pengayaan_1/4_menulis_surat_dinas/latihan.html ini untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan yang berkaitan dengan materi 2 ini.

Penilaian 1

Posted: November 7, 2011 in Uncategorized

Berikut ini kriteria penilaian yang digunakan untuk mengevaluasi hasil pekerjaan Anda!

Nama Kelompok       :

Anggota Kelompok  :

Kriteria Penilaian

Score (100)

Total Score

  1. Sistematika Laporan
  • Pendahuluan
  • Pembahasan
  • Penutup
  • Pengetikan
  • 2. Cover Laporan
  • Rapi
  • Menarik
  • 3.Sumber/Referensi
  • Variatif
  • Relevan

 

15

30

15

10

5

5

10

10


Materi 3

Posted: November 2, 2011 in Uncategorized


 

 

SISTEMATIKA SURAT

      Anda telah mengetahui bahwa surat dinas berbeda dengan surat pribadi. Salah satu perbedaannya terletak pada sistematika surat. Berikut ini adalah sistematika surat dinas dan contoh surat dinas serta sistematikanya.

  1. kepala surat
  2. tanggal surat
  3. nomor surat
  4. lampiran
  5. hal/perihal
  6. alamat yang dituju
  7. alinea pembuka
  8. alinea isi
  9. alinea penutup
  10. identitas penulis surat
  11. pengesahan pihak berwenang
  12. tembusan

Cara Penulisan Sistematika Surat Dinas

1. Kepala Surat

Disebut kepala surat karena letaknya berada di bagian paling atas dari sistematika surat dinas. Biasanya memuat nama instansi/organisasi, alamat, nomor telepon, faks, kode pos dan logo (jika ada) yang ditulis di tengah-tengah bagian kertas.

2. Tanggal Surat

Tanggal surat tidak didahului dengan nama kota karena informasi tentang nama kota sudah tercantum di dalam kepala surat. Tanggal surat harus ditulis dengan lengkap mencakup tanggal, bulan, dan tahun.

3. Nomor Surat

Nomor surat untuk setiap instansi/organisasi berbeda-beda sesuai dengan ciri/identitas kantor tersebut. Umumnya memuat nomor surat keluar, singkatan  nama instansi/organisasi, bulan, dan tahun.

4. Lampiran

Penulisan kata lampiran harus ditulis dengan lengkap. Namun, jika sebuah surat tidak memiliki lampiran maka kata lampiran tidak perlu ditulis.

5. Hal

Hal berisi topik sebuah surat, seperti undangan, permohonan, dan edaran.  Penulisan hal tidak disingkat karena bukan singkatan.

6. Alamat yang dituju

Alamat surat memakai singkatan Yth. tidak perlu lagi memakai kata Kepada karena merupakan sapaan tertulis terhadap orang yang dituju.  Selain itu, setiap bagian alamat surat tidak diakhiri dengan tanda baca apapun.

7. Alinea pembuka

Alinea pembuka biasanya didahului dengan salam pembuka, seperti dengan hormat atau assalamu ‘alaikum wr. wb. Alinea pembuka diakhiri dengan tanda koma. Untuk alinea pembuka, disesuaikan dengan  isi atau hal surat.

8. Alinea isi

Alinea isi berisi inti surat yang disampaikan. Isi surat dinas harus jelas, efektif, bahasanya lugas, dan tidak bertele-tele.

9. Alinea penutup

Alinea penutup merupakan simpulan isi surat, biasanya berupa harapan, penegasan, atau ucapan terima kasih. Penutup surat sebaiknya langsung menyapa si penerima surat dengan ucapan Saudara, Bapak, atau Anda. Setelah alinea penutup, diakhiri dengan salam penutup yang disesuaikan dengan salam pembuka.

10. Identitas penulis surat

Identitas penulis harus dicantumkan sebagai pertanggungjawaban penulis/pengirim surat. Umumnya memuat nama instansi, nama pejabat, nama jabatan, dan Nomor Induk Pegawai (NIP).

11. Pengesahan pejabat berwenang

Pengesahan ini berisi tanda tangan penanggung jawab surat dan cap instansi/organisasi.

12. Tembusan

Pencantuman tembusan berarti bahwa surat tersebut juga dikirimkan kepada  nama yang tertera  di sana agar nama tersebut mengetahui  perihal surat tersebut.

Materi 2

Posted: November 2, 2011 in Uncategorized

PENGERTIAN DAN FUNGSI SURAT DINAS

          Dahulu surat merupakan alat komunikasi yang sangat efektif untuk menyampaikan berita atau informasi. Biasanya seseorang mengirim surat melalui jasa pos dengan menggunakan amplop dan membubuhkan perangko yang sesuai. Namun, zaman sekarang kita dapat mengirimkan berita atau informasi lebih efektif dengan menggunakan media yang lain, seperti faksimili, SMS (Short Message Service), dan e-mail (elektronik mail). Supaya Anda lebih memahami hal-hal yang berhubungan dengan surat, bacalah uraian berikut ini!

Surat adalah alat komunikasi yang dibuat secara tertulis untuk menyampaikan berita/informasi dari seseorang/lembaga/instansi kepada seseorang/lembaga/instansi dengan mengikuti aturan dan bentuk tertentu.  Dalam mencari teman, seseorang memiliki kriteria tertentu yang dapat dijadikan sebagai patokan. Nah! Seperti itu pula dalam membuat sebuah surat.  Untuk dapat membuat surat yang baik, Anda harus memenuhi kriteria di  bawah ini, yaitu:

  1. Bahasa yang digunakan sesuai dengan etika, estetika, dan logika.
  2. Menarik, padat, dan jelas.
  3. Bahasa yang digunakan dapat mewakili isi dan tujuan surat.

Selain memiliki kriteria, surat juga memiliki fungsi, yaitu:

  1. Duta penulis/organisasi, untuk berhadapan dengan teman bicara sehingga isi surat menggambarkan citra penulis.
  2. Dokumen tertulis, yaitu untuk bukti nyata hitam di atas putih.
  3. Pedoman kerja, untuk membuat keputusan/kebijakan berikutnya.
  4. Alat pengingat, yaitu dapat diarsipkan dan dilihat jika diperlukan.
  5. Bukti historis/sejarah, yaitu menggambarkan perkembangan sebuah instansi/lembaga.

Sekarang Anda sudah mengetahui fungsi surat. Seperti halnya manusia yang memiliki jenis kelamin laki-laki dan perempuan, surat pun memiliki beberapa jenis, yaitu:

1. Surat Pribadi
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang dibuat/dikirim oleh seseorang, baik kepada perorangan juga maupun kepada organisasi/lembaga.

2. Surat Dinas/Resmi
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan/kegiatan dinas sebuah instansi pemerintah.

3. Surat Dagang/Niaga
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan penawaran barang-barang/berhubungan dengan kegiatan dagang.

MACAM-MACAM SURAT DINAS

     Surat dinas ditulis untuk keperluan komunikasi antara kantor yang satu dan kantor yang lain atau antarorganisasi. Surat dinas dibuat oleh seseorang  yang berkedudukan sebagai pejabat instansi pemerintah sehingga surat ini disebut juga  surat jabatan.
Sebuah surat dinas dapat juga disebut surat resmi karena dikeluarkan oleh instansi resmi pemerintah atau bukan swasta. Namun, surat resmi belum tentu dapat disebut sebagai surat dinas.
Menulis surat dinas tentu berbeda dengan menulis kedua jenis surat yang lain yaitu surat pribadi dan surat niaga. Menulis surat dinas harus mengikuti aturan tertentu mengenai sistematika, isi, dan bahasa surat.

Syarat sebuah surat dinas:

  1. Format dan bentuk surat menarik, yaitu  tempat teratur dan tidak diletakkan seenaknya,
  2. isi tidak terlalu panjang, yaitu langsung pada sasaran dan tidak bertele-tele,
  3. bahasa harus jelas, padat, baku, umum, yaitu harus komunikatif, sopan, mudah dipahami,  simpatik, dan tidak menyinggung perasaan penerima,
  4. harus bersih dan menggambarkan citra pengirimnya.
Pembahasan materi tentang surat dinas diatas dapat Anda peroleh secara lebih lengkap dalam modul mata diklat  ini.